Huishoudelijk reglement Zuilense Tennis club

Vastgesteld op de algemene ledenvergadering van de ZTC d.d. 9 december 1996


Artikel 1. Verplichtingen leden

  1. De leden zijn verplicht zich in ieder geval te houden aan:
    1. het baanreglement (baanschema);
    2. het afhangreglement;
    3. schriftelijke en/of mondelinge aanwijzingen van het bestuur en/of baancommissaris en/of groundsman.
  2. De leden zijn voorts verplicht adresveranderingen ten spoedigste doch in ieder geval binnen 30 dagen na de feitelijke adreswijziging schriftelijk ter kennis van de secretaris van de vereniging door te geven.
  3. Leden zijn verplicht om in geval van beëindiging van het lidmaatschap voor één november van het lopende jaar schriftelijk per aangetekende brief op te zeggen bij de secretaris van het bestuur.
  4. Leden zijn verplicht de jaarlijks verschuldigde contributie te voldoen binnen de door de penningmeester vastgestelde betalingstermijn, doch uiterlijk voor opening van het seizoen, bij gebreke waarvan er geen speelrecht bestaat.
  5. Bij aanvang van het lidmaatschap van de vereniging wordt voor seniorleden een eenmalig entreegeld geheven. Is een persoon eenmaal lid van de vereniging geweest en wordt deze wederom lid, dan is geen entreegeld verschuldigd.
  6. Voor alle leden geldt een bardienstplicht, welke op een door het bestuur aan te geven wijze zal worden ingevuld.

Artikel 2. Kleding

De door de leden te dragen kleding dient algemeen geaccepteerde tenniskleding te zijn, met als uitgangspunt de door de KNLTB in haar reglementen voorgeschreven tenniskleding.


Artikel 3. Rechten van leden

  1. Onverminderd de uit de statuten voortvloeiende rechten, hebben leden het recht om bij alle bijeenkomsten, wedstrijden en evenementen aanwezig te zijn, uitgezonderd bestuurs-, kascommissie-, en/of commissievergaderingen.
  2. Leden van de vereniging zijn automatisch ook lid van de KNLTB.

Artikel 4. Introducés

Een lid heeft het recht om iemand te introduceren met het doel mensen kennis te laten maken met onze vereniging. Daarvoor wordt geen vergoeding geheven. Een persoon kan maximaal drie maal geïntroduceerd worden.


Artikel 5. Bestuursvergaderingen en taken bestuur

  1. Vergaderingen van het bestuur worden zo dikwijls gehouden als de voorzitter of ten minste drie bestuursleden dit wensen. De voorzitter heeft in deze vergaderingen de leiding, is bevoegd de spreektijd van de bestuursleden bij ieder agendapunt te limiteren en/of heeft het recht de vergadering te schorsen en/of te verdagen.
  2. Buiten het in onderling overleg vaststellen van een bestuursvergadering, kan een bestuursvergadering bijeengeroepen worden door middel van verzending van een schriftelijke convocatie, tenminste zeven dagen voor de datum der vergadering. De voorzitter is hiertoe bevoegd en is daartoe gehouden indien ten minste drie bestuursleden dat wensen. Indien de voorzitter na een daartoe strekkend verzoek geen vergadering uitschrijft binnen veertien dagen nadat het verzoek is gedaan en/of de vergadering is niet binnen één maand na indiening van het verzoek gehouden, dan zijn tenminste drie bestuursleden bevoegd om zelfstandig een bestuursvergadering bijeen te roepen op dezelfde manier als in dit lid beschreven.
  3. De voorzitter leidt de vergaderingen en ondertekent alle belangrijke uitgaande stukken. Hij draagt voorts zorg voor de tenuitvoerlegging van genomen besluiten en vertegenwoordigt de vereniging bij officiële gelegenheden.
  4. De secretaris(m/v) van het bestuur maakt de notulen van alle bestuursvergaderingen (daarnaast ook die van de algemene ledenvergadering) en zorgt voor de verspreiding daarvan onder de bestuursleden en houdt het archief van de vereniging bij.
  5. De penningmeester(m/v) is belast met het financieel beheer van de gelden der vereniging en derhalve aansprakelijk voor de onder hem berustende gelden. Hij stelt de jaarrekening van het afgelopen jaar op alsmede de begroting voor het komende jaar en legt jaarlijks op de algemene ledenvergadering rekening en verantwoording af van de financiële toestand van de vereniging.
  6. In de eerste vergadering van het bestuur na de algemene ledenvergadering kiest het bestuur een van haar leden tot vice-voorzitter. Deze neemt bij ontstentenis van de voorzitter zijn werkzaamheden waar. Bij ontstentenis van de voorzitter en de vice-voorzitter worden diens werkzaamheden waargenomen door een of meerdere door het bestuur uit haar midden gekozen leden. Blijvende ontstentenis van een of meer bestuursleden is niet van invloed op de bevoegdheden van het bestuur. In geval van blijvende ontstentenis van alle bestuursleden fungeren de aanwezige, laatstelijk reglementair afgetreden bestuursleden als tijdelijk bestuur.
  7. Het bedrag als bedoeld in artikel 10 lid 3 onder c van de statuten wordt gesteld op (maximaal) € 12.500,--.
  8. Het bestuur houdt op overzichtelijke wijze een volledige administratie bij van de namen en adressen van de in artikel 4 van de statuten genoemde personen (seniorleden, ereleden, leden van verdienste, juniorleden, ondersteunende leden).

Artikel 6. Kandidaatstelling, (her)verkiezing en aftreden bestuursleden

  1. Kandidaatstelling voor door de algemene vergadering te kiezen bestuursleden kan geschieden door:
    1. het bestuur, nadat zij zich ervan heeft vergewist dat de te stellen kandidaat bereid is een bestuursfunctie te aanvaarden;
    2. ten minste vijf seniorleden en/of een erelid en/of leden van verdienste, door middel van inlevering van een bij de secretaris van het bestuur daartoe strekkende schriftelijke verklaring vergezeld van een bereidverklaring tenminste zeven dagen voorafgaande aan de algemene vergadering.
  2. De tot verenigingsbestuurder benoemde persoon is verplicht het bestuurslidmaatschap te aanvaarden. Hij kan te allen tijde als zodanig aftreden. De verkiezingen van bestuursleden ter vervanging van aftredende leden geschiedt in de eerste algemene vergadering waarin daartoe de mogelijkheid bestaat.

Artikel 7. Besluitvorming Algemene Vergadering

  1. Besluitvorming op de algemene vergadering dient te geschieden op basis van een daartoe van tevoren opgestelde en kenbaar gemaakte agenda.
  2. De agenda van de algemene vergadering bevat, behalve de uit de statuten of uit het reglement voortvloeiende punten, ieder voorstel dat tenminste zeven dagen voor de verzending van de convocaties door ten minste vijf leden schriftelijk bij de secretaris van het bestuur is ingediend alsmede al hetgeen de tot de bijeenroeping van de algemene vergadering bevoegden daarin wensen op te nemen.
  3. Alle op de agenda voorkomende punten worden in die vergadering aan de orde gesteld en behandeld. Bij ieder punt wordt tevens behandeld ieder mondeling door een lid staande de vergadering gedaan voorstel indien dit voorstel rechtstreeks samenhangt met het aan de orde zijnde agendapunt.
  4. In afwijking van lid a kan er rechtsgeldig besloten worden over een voorstel dat niet op de agenda is geplaatst en dat door het bestuur en/of de voorzitter als urgent wordt beschouwd met tweederde meerderheid van het aantal geldig uitgebrachte stemmen -blanco stemmen daaronder niet begrepen- mits dit voorstel niet inhoudt een ontzetting uit het lidmaatschap en/of statutenwijziging en/of ontbinding van de vereniging.

Artikel 8. Commissies.

  1. De algemene vergadering kan op voorstel van het bestuur de navolgende commissies benoemen:
    1. technische en jeugdcommissie (TJC);
    2. evenementencommissie (EC);
    3. park- en paviljoencommissie (PPC);
    4. beveiligingscommissie (BC);
    5. redactiecommissie(Rc);
    6. barcommissie (BarC).
  2. Daarnaast benoemt de algemene vergadering een commissie als bedoeld in artikel 11 lid 4 statuten: de Kascontrole Commissie (KasC). Deze commissie bestaat uit twee leden, aangevuld met een plaatsvervangend lid dat bij ontstentenis van een van de leden diens plaats zal innemen. Eén lid van deze commissie treedt per jaar af.
  3. Het bestuur is zowel bevoegd tot ontbinding van een commissie alsmede bevoegd één of meerdere leden uit de commissie te ontslaan en al dan niet door anderen te vervangen. Deze bepaling geldt niet voor de KasC.
  4. De commissieleden kiezen zelfstandig een voorzitter en een penningmeester uit hun midden.
  5. Commissies blijven te allen tijde verantwoordelijk tegenover het bestuur. Bij of na de benoeming kunnen de bevoegdheden en verplichtingen van de commissies worden geregeld en/of gewijzigd. Vanuit het bestuur wordt voor iedere commissie een bestuurslid als contactpersoon aangewezen die -voor zoveel nodig- de vergaderingen van de commissie bijwoont.
  6. Taken commissies:
    1. TJC : samenstellen van competitieteams; het regelen en verzorgen van de jeugd-, competitie- en wintertraining + advisering op technisch gebied;
    2. EC : het organiseren van alle mogelijke evenementen binnen de vereniging:
    3. PPC : het organiseren en doen uitvoeren van werkzaamheden met betrekking tot baan- en paviljoenonderhoud, uitgezonderd de werkzaamheden van de groundsman;
    4. BC : het zorgdragen voor een adequate beveiliging van park en paviljoen;
    5. RedC: het verzorgen en doen uitgeven van het clubblad & introductieboekje;
    6. BarC : het zorgdragen voor het functioneren en beheren van de bar.
  7. Iedere commissie maakt na afloop van het tennisseizoen, in ieder geval vóór 15 oktober, voor de jaarlijks te houden algemene vergadering een notitie. Deze notitie bevat in ieder geval de volgende onderwerpen:
    1. samenstelling commissie, oud en nieuw;
    2. jaarverslag;
    3. jaarrekening;
    4. begroting;
    5. activiteitenplan.
  8. Commissies behoeven voor uitvoering van hun plannen de goedkeuring van het bestuur. Commissies zijn niet gemachtigd uitgaven te doen welke met meer dan f 500,- afwijken van de door de algemene vergadering goedgekeurde begroting. Eventueel door commissies te maken winst wordt jaarlijks in de verenigingskas gestort.
  9. De penningmeester van het bestuur is zelfstandig gemachtigd tot het doen van opnamen van eventuele commissierekeningen. In voorkomend geval dient er door de commissie op eerste verzoek van het bestuur een machtiging te worden afgegeven aan de penningmeester van het bestuur om opnamen van de commissierekening(en) te doen.

Artikel 9.

Op het aanmeldingsformulier zoals bedoeld in artikel 5 lid 1 van de statuten, dienen in ieder geval vermeld te worden: naam, voornamen, woonplaats, adres geboortejaar en- datum.


Artikel 10.

Het bestuur draagt er zorg voor dat een afschrift van de statuten alsmede een afschrift van het huishoudelijk reglement in het clubhuis ter inzage ligt.


Artikel 11.

Aldus vastgesteld door de Algemene Vergadering op 9 december 1996.